1. Allgemeines 

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. 

(2) Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt. 

2. Gegenstand des Auftrags 

Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt.

3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers 

(1) Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 4 Abs. 6 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.  

(2) Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen. 

(3) Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen können in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen.  

(4) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

(5) Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen. Sofern weisungsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer in Textform mitteilen. 

(6) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt. 

(7) Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich. 

4. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat.  

(2) Der Auftragnehmer sichert im Bereich der auftragsgemäßen Verarbeitung von personenbezogenen Daten die vertragsmäßige Abwicklung aller vereinbarten Maßnahmen zu.  

(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sein Unternehmen und seine Betriebsabläufe so zu gestalten, dass die Daten, die er im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, im jeweils erforderlichen Maß gesichert und vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt sind. Der Auftragnehmer wird Änderungen in der Organisation der Datenverarbeitung im Auftrag, die für die Sicherheit der Daten erheblich sind, vorab mit dem Auftraggeber abstimmen.  

(4) Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung so lange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen. 

(5) Der Auftragnehmer wird die Daten, die er im Auftrag für den Auftraggeber verarbeitet, getrennt von anderen Daten verarbeiten. Eine physische Trennung ist nicht zwingend erforderlich.  

(6) Der Auftragnehmer kann dem Auftraggeber die Person(en) benennen, die zum Empfang von Weisungen des Auftraggebers berechtigt sind. Sofern weisungsempfangsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsempfangsberechtigten Personen beim Auftragnehmer ändern, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber in Textform mitteilen. 

5. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers 

Der Auftragnehmer bestätigt, dass er einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat. Der Auftragnehmer trägt Sorge dafür, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation und das erforderliche Fachwissen verfügt. Datenschutzbeauftragter im Hause des Auftragnehmers ist: 

Herr Axel Albrecht, E-Mail axel.albrecht@disiviva.de, Telefon +49 173 9725820. 

6. Meldepflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet. 

(2) Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann. 

(3) Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich über jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten gem. Art. 33 DSGVO, insbesondere über jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, spätestens aber binnen 48 Stunden ab Kenntnis informieren. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten: 

• eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze; 

  
  

• eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen. 

  
  

7. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers 

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 11 dieses Vertrages. 

(2) Der Auftragnehmer wirkt an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber mit. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen. 

(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten. 

8. Kontrollbefugnisse 

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren. 

(2) Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 1 erforderlich ist. 

(3) Der Auftraggeber kann eine Einsichtnahme in die vom Auftragnehmer für den Auftraggeber verarbeiteten Daten sowie in die verwendeten Datenverarbeitungssysteme und -programme verlangen. 

(4) Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören. 

(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren. 

9. Unterauftragsverhältnisse 

(1) Die Beauftragung von Unterauftragnehmern durch den Auftragnehmer ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Textform zulässig. Der Auftragnehmer wird alle bereits zum Vertragsschluss bestehenden Unterauftragsverhältnisse in der Anlage 2 zu diesem Vertrag angeben. 

(2) Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Das Ergebnis der Kontrolle ist vom Auftragnehmer zu dokumentieren und auf Anfrage dem Auftraggeber zu übermitteln.  

(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Unterauftragnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten i.S.d. § 4f BDSG bzw. Art. 37 DSGVO benannt hat. Für den Fall, dass kein Datenschutzbeauftragter beim Unterauftragnehmer benannt worden ist, hat der Auftragnehmer den Auftraggeber hierauf hinzuweisen und Informationen dazu beizubringen, aus denen sich ergibt, dass der Unterauftragnehmer gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.  

(4) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten.  

(5) Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragnehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragnehmer dieselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln. 

(6) Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse (Ziff. 5 dieses Vertrages) des Auftraggebers und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat. 

(7) Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 1 bis 6 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-System oder Applikationen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betreffen, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden. 

10. Vertraulichkeitsverpflichtung 

(1) Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die gleichen Geheimnisschutzregeln zu beachten, wie sie dem Auftraggeber obliegen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, dem Auftragnehmer etwaige besondere Geheimnisschutzregeln mitzuteilen. 

(2) Der Auftragnehmer sichert zu, dass ihm die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind und er mit der Anwendung dieser vertraut ist. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und zur Vertraulichkeit verpflichtet hat. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er insbesondere die bei der Durchführung der Arbeiten tätigen Beschäftigten zur Vertraulichkeit verpflichtet hat und diese über die Weisungen des Auftraggebers informiert hat.  

(3) Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen. 

11. Wahrung von Betroffenenrechten 

(1) Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützten. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann. 

(2) Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten - insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung - durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen. 

(3) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

12. Geheimhaltungspflichten 

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen. 

(2) Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.

13. Vergütung 

Die Vergütung des Auftragnehmers wird gesondert vereinbart. 

14. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit 

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO. 

(2) Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann jederzeit eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern. 

(3) Der Auftragnehmer wird die von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig und auch anlassbezogen auf ihre Wirksamkeit kontrollieren. Für den Fall, dass es Optimierungs- und/oder Änderungsbedarf gibt, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber informieren. 

15. Dauer des Auftrags 

(1) Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. 

(2) Er ist mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende kündbar. 

(3) Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert. 

16. Beendigung 

(1) Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt. 

(2) Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgemäße Rückgabe und Löschung der Daten beim Auftragnehmer zu kontrollieren. Dies kann auch durch eine Inaugenscheinnahme der Datenverarbeitungsanlagen in der Betriebsstätte des Auftragnehmers erfolgen. Die Vor-Ort-Kontrolle soll mit angemessener Frist durch den Auftraggeber angekündigt werden. 

17. Schlussbestimmungen 

(1) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren. 

(2) Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich. 

(3) Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht. 

Anlage 1 - Gegenstand des Auftrags 

1. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung 

Der Auftrag des Auftraggebers an den Auftragnehmer umfasst folgende Arbeiten und/oder Leistungen: 

• Hosting der Anwendung MCC 

• Remote Services (Aufschaltung auf Kundensysteme des Auftraggebers) 

• Supportunterstützung 

• Softwareentwicklung, auch nach individueller Abstimmung 

2. Art(en) der personenbezogenen Daten 

Kundendaten des Auftraggebers und dessen beteiligter Firmen 

• Vor- und Zuname / Firmenname 

• Anschrift 

• E-Mail Adresse 

• Telefonnummer

Mitarbeiterdaten des Auftraggebers und des externen Dienstleisters 

• Titel (Dr. usw.)  

• Anrede (Herr, Frau, Divers, keine Angabe)  

• Vorname  

• Nachname  

• Geburtsdatum (wg. JuSchG, Zuordnung der MA beim Betriebsarzt) 

• Personalnummer  

• Position (Stellenbezeichnung, wie Sachbearbeiter, QM -Mitarbeiter, etc   

• Rolle (Admin, Mitarbeiter m. u. o. Emailadresse, Manager / Abteilungsleiter, Prüfer, Unterweiser, Begeher / Auditor, Betrachter / Betriebs- / Personalrat, Unfallkoordinator, Vorsorgemanager, Gefahrstoffmanager)  

• Abteilung (Organigramm)  

• Jugendschutz (aktiv und inaktiv) keine weiteren Details, unter 18 ist aber halbjährliche Unterweisung verpflichtend  

• Behinderung (aktiv und inaktiv) keine weiteren Details  

• Mutterschutz (aktiv und inaktiv) Staus Mutterschutz führt zur Gefährdungsbeurteilung gem. MuSchG 

3. Kategorien betroffener Person 

Kreis der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen: 

• Auftraggeber, Beteiligte Firmen des Auftraggebers, Mitarbeiter des Auftraggebers, Dienstleister des Auftraggebers. 

Anlage 2 – Unterauftragnehmer 

Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragnehmer“). 

Unterauftragnehmer Kontaktdaten und Tätigkeit:  

Rechenzentrum, Hosting der Server  

Hetzner Online GmbH 

Industriestr. 25 

91710 Gunzenhausen 

Deutschland 

Tel.: +49 (0)9831 505-0 

E-Mail: info@hetzner.com 

Niederlassung / Datacenter Falkenstein 

Am Datacenter-Park 1 

08223 Falkenstein/Vogtland 

Deutschland  

Tel.: +358 (0)753259-0 

E-Mail: contact-fi@hetzner.com 

Daniel Voigtländer 

Zeisigweg 11 

71397 Nellmersbach 

Deutschland 

Daniel.voigtlaender@disiviva.de 

Information Security Officer 

Axel Albrecht 

Auf dem Holzbuckel 7 

71566 Althütte 

Deutschland 

axel.albrecht@disiviva.de 

Mobil: +49 173 9725820 

Datenschutzbeauftragter 

source code factory 

Christian Lallemand 

Brahmsstr. 25 

D-66333 Völklingen – Ludweiler 

IT-Consultant Systembetrieb 

Pipedrive OÜ Mustamäe tee 3a 10615 Tallinn Estland 

Rechtsform: Osaühing (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) E-Mail: support@pipedrive.com 

Vertriebsmanagement-Tool 

https://www.pipedrive.com/de/privacy 

sipgate GmbH 

Gladbacher Straße 74 

40219 Düsseldorf 

https://www.sipgate.de/ 

Telefonanlage / Telefondienstleister 

https://www.sipgate.de/datenschutz 

Lettermint  

Willemsvaart 16B, Unit 1.08  

8019 AB Zwolle  

Versendung von Transactional E-Mailings 

https://lettermint.co/de/dpa 

Intercom R&D Unlimited Company 

124 St Stephen's Green 

Dublin 2 

Co. Dublin 

D02 N960 

Ireland 

Erbringung von Support Dienstleistungen 

https://www.intercom.com/legal/data-processing-agreement 

Anlage 3 - Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers 

Die Daten unserer Auftraggeber zu schützen hat bei uns hohe Priorität. Als Auftragnehmer sehen wir uns besonders verpflichtet, die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, um die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Maßnahmen werden regelmäßig hinterfragt, ob sie noch dem aktuellen Stand genügen. Gegebenenfalls werden diese den neuen Möglichkeiten oder Anforderungen angepasst.  

Der Auftragnehmer trifft nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit i.S.d. Art. 32 DSGVO. 

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO) 

Zutrittskontrolle 

Ein unbefugter Zutritt ist zu verhindern, wobei der Begriff räumlich zu verstehen ist. Technische bzw. organisatorische Maßnahmen zur Zutrittskontrolle, insbesondere auch zur Legitimation der Berechtigten: 

Technische Maßnahmen 

• Manuelles Schließsystem 

• Sicherheitsschlösser 

• Türen mit Knauf an der Außenseite 

Organisatorische Maßnahmen 

• Schlüsselregelung mit Vergabe und Verwaltung durch Geschäftsleitung  

• Besucherbuch  

• Abschließbare Schränke für Dokumente mit personenbezogenen Daten 
   

Zugangskontrolle

Das Eindringen Unbefugter in die DV-Systeme ist zu verhindern. Technische (Kennwort- / Passwortschutz) und organisatorische (Benutzerstammsatz) Maßnahmen hinsichtlich der Benutzeridentifikation und Authentifizierung: 

Technische Maßnahmen 

• Login mit Benutzername & Passwort 

• Anti-Virus-Software auf Clients 

• Firewall 

• Einsatz von aktuellen VPN Lösungen bei Remote Zugriffen 

• Verschlüsselung von Datenträgern 

• Verschlüsselung von Smartphones 

• Verschlüsselung von Notebooks und Tablets 

Organisatorische Maßnahmen

• Verwalten von Benutzerberechtigungen 

• Richtlinie „Sicheres Passwort“ 

• Richtlinie „Löschen / Vernichten“ 

• Richtlinie „Clean Desk“ 

• Allgemeine Richtlinie Datenschutz 

• Organisatorische Anweisung zur Sperre der PC-Arbeitsplätze bei Abwesenheit 

Zugriffskontrolle 

Unerlaubte Tätigkeiten in DV-Systemen außerhalb eingeräumter Berechtigungen sind zu verhindern. Bedarfsorientierte Ausgestaltung des Berechtigungskonzepts und der Zugriffsrechte sowie deren Überwachung und Protokollierung: 

• Differenzierte Berechtigungen (Profile, Rollen, Transaktionen und Objekte) 

• Benutzerverwaltung der IT-Systeme, AD-Administrator, OID-Administrator 

Technische Maßnahmen 

• Aktenschredder (Stufe 3) 

• Protokollieren von Zugriffen auf Anwendungen bei Eintragungen, Änderungen und Löschungen 

Organisatorische Maßnahmen

• Einsatz von Berechtigungskonzepten  

• Anzahl der Administratoren ist begrenzt auf 2 Personen  

  
  

Trennungskontrolle 

Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, sind auch getrennt zu verarbeiten. 

Maßnahmen zur getrennten Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Löschung, Übermittlung) von Daten mit unterschiedlichen Zwecken: 

Technische Maßnahmen 

• „Interne Mandantenfähigkeit“ / Zweckbindung 

• Funktionstrennung (Produktion /Test) 

Organisatorische Maßnahmen 

• Steuerung über Berechtigungskonzept 

Pseudonymisierung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Art und Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen Person zugeordnet werden können.

Organisatorische Maßnahmen 

• Interne Anweisung, personenbezogene Daten im Falle der Weitergabe oder nach Ablauf der gesetzlichen Löschfrist zu anonymisieren / pseudonymisieren 

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO) 

Weitergabekontrolle 

Aspekte der Weitergabe personenbezogener Daten sind zu regeln: Elektronische Übertragung, Datentransport, Übermittlungskontrolle.  Maßnahmen bei Transport, Übertragung und Übermittlung oder Speicherung auf Datenträger (manuell oder elektronisch) sowie bei der nachträglichen Überprüfung: 

Technische Maßnahmen 

• Einsatz von VPN 

• Protokollierung der Zugriffe und Abrufe 

• Bereitstellung von verschlüsselten Verbindungen 

Organisatorische Maßnahmen

• Dokumentation bei der Ausgabe von IT-Equipment 

Eingabekontrolle

Die Nachvollziehbarkeit bzw. Dokumentation der Datenverwaltung und -pflege ist zu gewährleisten. 

Maßnahmen zur nachträglichen Überprüfung, ob und von wem Daten eingegeben, verändert oder entfernt (gelöscht) worden sind: 

Technische Maßnahmen

• Jegliche Daten werden geloggt und können im Bedarfsfall zurückverfolgt werden 

Organisatorische Maßnahmen

• Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch eindeutige Benutzernamen (z.B. E-Mail Adresse) 

• Protokollierung und Protokollauswertung: Protokolle der jeweiligen Anwendungssysteme (z.B. Benutzeranmeldungen, Transaktionsprotokolle u.a.) 

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO) 

Verfügbarkeitskontrolle 

Die Daten sind gegen Zerstörung oder Verlust zu schützen. Um seinen hohen Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden, hat sich der Auftragnehmer entschieden seine Serverinfrastruktur an einen Anbieter auszulagern, der darauf spezialisiert ist, höchste Verfügbarkeit der Systeme zu gewährleisten. 

• Der Betrieb der Server und den Anwendungen erfolgt bei einem auf Server-Hosting spezialisierten Unterauftragsverarbeiter, Hetzner Online GmbH. Standort der Systeme sind in der europäischen Union (Deutschland und Finnland) 

• Die Rechenzentren sind ISO 27001 zertifiziert 

• Es werden Notfalltest in regelmäßigen Abständen durchgeführt 

4. Verfahren zur regelmäßigen Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO) 

Datenschutz-Management 

• Mitarbeiter werden regelmäßig (mindestens einmal im Jahr) zum Datenschutz geschult.  

• Mitarbeiter werden über aktuelle Besonderheiten im Datenschutz informiert 

• Ein externer Datenschutzbeauftragter ist bestellt 

• Es ist ein jährliches Audit vorgesehen 

• Die Mitarbeiter haben eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet 

• Den Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DS-GVO wird nachgekommen. Diese sind für Bewerber, Kunden, Lieferanten und Interessenten auf den Webseiten für jeden offen hinterlegt.  

Auftragskontrolle 

Die weisungsgemäße Auftragsverarbeitung ist zu gewährleisten. 

Maßnahmen (technisch/organisatorisch) zur Abgrenzung der Kompetenzen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer: 

• Eindeutige Vertragsgestaltung: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Verschwiegenheitserklärung 

• Formalisierte Auftragserteilung (Auftragsformular): Prozess ist im Unternehmen etabliert und wird durch die Geschäftsführung begleitet und mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt

   

Incident-Response-Management 

• Es ist mit den Unterauftragnehmern ein Vertrag geschlossen, der diese zur sofortigen Weitermeldung von Sicherheitsvorfällen verpflichtet 

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen 

Privacy by Default / Privacy by Design 

• Es werden nicht mehr personenbezogene Daten erhoben als für den jeweiligen Zweck notwendig sind 

• Der Cookie Banner für den Webauftritt ist auf die unbedingt notwendigen Cookies voreingestellt.